1.

Einleitung

Buchführung, planmäßige chronologische Aufzeichnung (Buchung) aller Geschäftsvorfälle, die Wertbestand und Wertbewegung einer Wirtschaftseinheit (Unternehmen, Betrieb) erfasst.

Jeder Betreiber eines Handelsgewerbes ist in Deutschland nach § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) verpflichtet, nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung die Vermögenslage seiner Wirtschaftsunternehmung ersichtlich zu machen. Die ordnungsgemäße Führung von Handelsbüchern genießt vor Gericht Beweiskraft, da die Buchführung selbst als innerbetriebliches Kontrollinstrument konzipiert ist, bei dem die Richtigkeit der verbuchten Geschäftsvorfälle beurkundet werden muss. Durch das Ineinandergreifen der einzelnen Buchungen soll ein Missbrauch ausgeschlossen bzw. seine Entdeckung bei einer Prüfung der Bücher erleichtert werden. Aus diesem Grund übernimmt auch das Steuerrecht die Buchführungspflicht und erweitert sie auch auf Handwerker, Freiberufler und andere Gewerbetreibende mit einem bestimmten Umsatz, Gewinn oder Betriebsvermögen. Börsennotierten Unternehmen innerhalb der Europäischen Union ist seit 2005 der internationale Gliederungsstandard zur Aufstellung von Jahresabschlüssen, IAS/IFRS (Abkürzung für International Accounting Standard bzw. International Financial Reporting Standard), vorgeschrieben.

Privatpersonen verwenden oft ein System der einfachen Buchführung, bei dem die Buchungen (etwa jeweils mit Datum, Art der Transaktion und Gesamtbetrag) in Tabellenform untereinander angeordnet werden. Unternehmen arbeiten mit einem System der doppelten Buchführung. Dabei wird jeder Geschäftsvorfall in seiner zweifachen Auswirkung auf den Finanzstatus oder das Betriebsergebnis oder auf beides festgehalten. Beispielsweise erhöht der Kauf von Rohstoffen gegen Rechnung den Wert des Lagerbestandes, zugleich aber auch die kurzfristigen Verbindlichkeiten des Unternehmens. Das Bezahlen der Rechnung per Überweisung reduziert die Verbindlichkeiten, in gleichem Maß aber auch den Stand des Geschäftskontos. Die doppelte Buchführung wird nach verschiedenen historisch-nationalen Ausprägungen unterschieden.

In der Buchführung gilt das Belegprinzip, dem zufolge keine Buchung ohne ein Schriftstück, das als Unterlage und Beweis für die Richtigkeit des Geschäftsvorfalls dient, erfolgen darf.

2.

Geschichte

Formen der Buchführung und Aufzeichnungsmethoden, die im Rahmen der Entwicklung von Industrie und Handel entstanden, sind für Europa bereits aus dem Mittelalter bekannt. Die doppelte Buchführung entstand in den spätmittelalterlichen italienischen Stadtstaaten. Aus den frühesten noch erhaltenen Büchern aus dem Jahr 1340 aus Genua geht hervor, dass das System damals bereits gut entwickelt war. Ähnlich ausgereifte Techniken besaß man zu dieser Zeit in Ostasien.

Die erste veröffentlichte Studie über die Buchführung verfasste 1494 der venezianische Mönch Luca Pacioli. Paciolis Werk war noch kein Lehrbuch über die doppelte Buchführung, aber es fasste Prinzipien zusammen, die im Wesentlichen unverändert gültig geblieben sind. Weitere Werke über das Rechnungswesen erschienen im Verlauf des 16. Jahrhunderts in Italien, Deutschland, Holland, Frankreich und England. Diese enthielten bereits frühe Beschreibungen des Konzepts für Guthabenposten (Betriebsvermögen), Schuldposten (Verbindlichkeiten) und Erträge.

Durch die industrielle Revolution wurden Buchführungstechniken nötig, die der Mechanisierung, dem Fabrikbetrieb und der Massenproduktion von Waren und Dienstleistungen Rechnung zu tragen vermochten. Mitte des 19. Jahrhunderts erforderte die Entstehung großer Aktiengesellschaften (siehe Gesellschaftsformen), deren Besitzer (Aktionäre) die Geschäftsführung angestellten Betriebsleitern übertrugen, eine Neudefinition des gesamten Rechnungswesens und somit auch der Buchführung.

Die Buchführung als Grundbestandteil des Rechnungswesens wird seit Mitte des 20. Jahrhunderts immer mehr mit Hilfe von Maschinen erledigt. Durch den umfassenden Einsatz von Computern wurde auch die Buchführung umfangreicher, und der Begriff elektronische Datenverarbeitung (EDV) steht nun häufig für die Buchführung als solche.

3.

Bilanzierungsgrundsätze

Das Rechnungswesen in seiner heutigen Form kann als ein System von Annahmen, Grundsätzen und Übereinkünften bezeichnet werden, die alle mit dem Begriff „allgemein gültige Bilanzierungsrichtlinien” beschrieben werden können. Viele dieser Richtlinien haben sich erst allmählich entwickelt. Nachfolgend einige grundlegende Bilanzierungsregeln, die moderner Buchführung zugrunde liegen.

Das Konzept der Wirtschaftseinheit besagt, dass die Sache oder das Geschäft, über das Buch geführt werden soll, klar definiert sein muss und dass die angenommene Beziehung zwischen dem Geschäft und außen stehenden Parteien klar verständlich sein muss.

Das Anschaffungswertprinzip fordert, dass Wirtschaftsmittel mit den Beträgen angegeben werden, die für sie bezahlt wurden. Somit gilt der für ein Gut tatsächlich gezahlte Preis als Maß für dessen Wert.

Das im deutschen Bilanzrecht dominierende Vorsichtsprinzip besagt, dass Wertveränderungen und Risiken vorsichtig, d. h. eher pessimistisch bilanziert werden sollen. Im Sinne des Gläubigerschutzes soll verhindert werden, dass Unternehmen ihre Situation zu positiv darstellen. So dürfen Gewinne erst zum Zeitpunkt ihrer Realisierung am Markt ausgewiesen werden (Realisationsprinzip); die Wertsteigerung eines noch nicht verkauften Aktivpostens bedeutet also buchhalterisch keinen Gewinn. Dagegen sind Verluste bereits auszuweisen, wenn sie mit hinreichender Sicherheit zu erwarten sind (Imparitätsprinzip).

Das Periodenabgrenzungsprinzip verlangt, dass das Einkommen so berechnet wird, dass die Einnahmen einer Periode (z. B. eines Geschäftsjahres) den im Zusammenhang mit diesen Einnahmen angefallenen Ausgaben gegenübergestellt werden.

Das Stetigkeitsprinzip (Bilanzkontinuität) besagt, dass für einen bestimmten Vorgang jeweils die gleiche Aufzeichnungsart verwendet werden soll. Durch diese Stetigkeit lassen sich Daten verschiedener Zeiträume miteinander vergleichen.

Das Offenlegungsprinzip verlangt, dass Finanzberichte alles Wichtige enthalten müssen – d. h. alle Informationen, die nötig sind, um Missverständnisse zu vermeiden.

Das Wesen der Sache ist über die Form zu stellen. Dies betont die wirtschaftliche Hauptsache eines Vorgangs, auch wenn er von seiner rechtlichen Form her anders darzustellen wäre. Ein Beispiel dafür ist die Zusammenlegung der Finanzberichte zweier Firmen, von denen die eine an der anderen mit mehr als 50 Prozent beteiligt ist.

4.

Die Bilanz

Es gibt zwei Arten von Finanzberichten: Die Bilanz bezieht sich auf die Lage einer Wirtschaftseinheit, während sich die Ertragsrechnung – die Gewinn-und-Verlust-Rechnung – auf ihre Geschäftsaktivitäten bezieht. Die Bilanz gibt Auskunft über das Vermögen, die Schulden und das Grundkapital einer Gesellschaft zu einem bestimmten Stichtag. In der Bilanz spiegelt sich die Grundgleichung der Buchführung: Vermögen ist gleich Kapital (oder Aktiva gleich Passiva). Das Vermögen besteht aus Wirtschaftsmitteln, mit denen die Gesellschaft in der Zukunft arbeiten kann. Das Kapital besteht aus den Verbindlichkeiten der Gesellschaft sowie den Eigenkapitalanteilen ihrer Eigentümer. (Ein Beispiel: Ein Haus stellt ein Vermögen von 200 000 Euro dar; die noch nicht bezahlte Hypothek ist eine Verbindlichkeit von 130 000 Euro, das Eigenkapital des Eigentümers macht somit 70 000 Euro aus.)

Die Vermögenswerte oder Aktiva werden unterteilt in Anlage- und Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen umfasst solche Posten, die sich kurzfristig (etwa innerhalb eines Jahres) in Bargeld umwandeln ließen; dazu gehören Barbestände und Bankguthaben, Forderungen an Kunden, Lagerbestände und kurzfristige Investitionen in Aktien und Schuldverschreibungen. Das Anlagevermögen umfasst das Betriebsgelände – besonders Grundstücke, Gebäude, Maschinen, Fahrzeuge, Computer, Möbel und Inventar. Zum Anlagevermögen gehören auch Eigentum, das zu Spekulationszwecken gehalten wird, sowie immaterielle Werte wie Patente (siehe Patentrecht) und Warenzeichen.

Die Verbindlichkeiten oder Passiva sind Verpflichtungen der Gesellschaft gegenüber anderen Parteien, wie z. B. Lieferanten und Angestellte. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind solche Beträge, die innerhalb eines Jahres zur Zahlung fällig werden, darunter die Gehälter und Löhne, Steuern, kurzfristige Darlehen sowie Geld, das den Lieferanten von Waren und Dienstleistungen geschuldet wird. Langfristige Verbindlichkeiten sind für gewöhnlich Schulden mit einer Fälligkeit von mehr als einem Jahr – wie z. B. Schuldverschreibungen, Hypotheken und langfristige Anleihen. Die Verbindlichkeiten sind also die Ansprüche außen stehender Parteien auf das Vermögen des Unternehmens. Dagegen ist das Grundkapital der Eigentümer ihr Investitionsanteil am Vermögen der Gesellschaft. Bei Gesellschaften, die als Einzelunternehmung oder als offene Handelsgesellschaft geführt werden, kann die Bilanz den Betrag an Grundkapital pro Eigentümer offenlegen. Bei Aktiengesellschaften dagegen zeigt die Bilanz den Wert des Grundkapitals der Eigentümer – also der Aktionäre – in zwei Teilen: (1) als den Betrag, der ursprünglich von den Aktionären eingezahlt wurde, und (2) die von der Gesellschaft zusätzlich wieder angelegten Einkünfte oder Rücklagen (d. h. Erträge, die nicht als Dividenden an die Aktionäre ausgezahlt wurden), an denen die Aktionäre Anteil haben.

5.

Die Gewinn-und-Verlust-Rechnung

Der traditionell an Betriebsabläufen orientierte Finanzbericht der Geschäftsunternehmen ist die Erfolgsrechnung, allgemein bekannt als Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Sie wird für einen abgegrenzten Zeitraum (z. B. für drei Monate oder ein Jahr) erstellt. Sie gibt Auskunft über die Erträge, Aufwendungen, Gewinne und Verluste des Unternehmens. Erträge stellen den Zufluss von Vermögen als Ergebnis eines Betriebsablaufs dar – d. h. Vermögen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen. Aufwendungen stellen den Abfluss von Vermögen zur Erzeugung von Vermögenswerten dar; dazu gehören Löhne, Pacht, Zinsen und Steuern.

Der Ertrag wird in der Steuerperiode erfasst, in der er entsteht. Ein Aufwand wird in der Erfolgsrechnung in der Periode verbucht, in der aus diesem speziellen Aufwand Erträge entstanden. So werden z. B. Gehälter, die ein Handels- oder Dienstleistungsunternehmen zahlt, als unmittelbarer Periodenaufwand verbucht, weil man davon ausgeht, dass sie noch in der Periode ihres Entstehens zu Erträgen führen. Wenn allerdings Löhne gezahlt würden für die Herstellung von Handelsware, die erst in einer späteren Periode verkauft wird, würden diese nicht als unmittelbarer Periodenaufwand betrachtet. Stattdessen würde der Aufwand für diese Löhne als Teil der Aufwendungen für den produzierten Lagerbestand behandelt werden. Die Auswirkungen dieser Kosten auf den Gewinn werden also verschoben, bis der Vermögensgegenstand verkauft ist und ein Ertrag erwirtschaftet worden ist.

Neben der Darstellung von Aufwendungen und Erträgen, aus denen sich der Erfolg ergibt, führt die Erfolgsrechnung auch Gewinne und Verluste aus anderen Geschäftsabläufen auf, wie etwa den Verkauf von Teilen des Betriebs, z. B. eines Fabrikgebäudes, oder die vorzeitige Rückzahlung von langfristigen Schulden. Außerordentliche, d. h. ungewöhnliche und seltene Entwicklungen werden gesondert offengelegt.

6.

Andere Finanzberichte

Die Erfolgsrechnung zeigt nicht die Entnahme von Vermögen durch die Eigentümer. Eine separate Aufstellung über die gebildeten Rücklagen, die Kapitalzuwachsbilanz oder Gewinnübersicht, zeigt Gewinne und Gewinnverteilung an die Anteilseigner.

Ebenfalls ein wichtiger Finanzbericht ist die Kapitalflussbilanz. Diese liefert Informationen, die weder in der Erfolgsrechnung noch in der Bilanz zu finden sind. Sie zeigt Herkunft und Verwendung der Geldmittel des Unternehmens über den Umsatzüberschuss, im Anlagebereich und im Umlaufbereich. Sie identifiziert die Mittel, die durch Umsätze erzeugt oder verbraucht wurden, die Geldmittel, die bei Ankauf und Verkauf von Betrieben und Ausrüstung ausgetauscht wurden, sowie die Erlöse, die bei der Aktienausgabe und langfristigen Ausleihen erzielt wurden. Außerdem zeigt sie die Geldmittel, die zur Zahlung von Dividenden und zum Ankauf von noch nicht bezahlten eigenen Aktien und zur Schuldentilgung verwendet wurden.

7.

Der Buchführungskreislauf

Das moderne Rechnungswesen bildet einen Kreislauf mit sieben Einzelschritten. Die ersten drei Schritte umfassen die eigentliche Buchführung, also die Zusammentragung und Aufzeichnung finanzieller Transaktionen. Geschäftsunterlagen (Belege) bilden dabei die Grundlage für die Eingaben. Dazu gehören z. B. Rechnungen, Stundenzettel der Arbeiter, Bankschecks und Stornomitteilungen. In verschiedenen Büchern werden die ständig wiederkehrenden Geschäftsvorfälle festgehalten. Dazu gehören u. a. das Grundbuch (Journal), das Einkaufs- und das Verkaufsbuch, das Kassenbuch und das Warenbuch. Geschäftsvorfälle, für die kein spezielles Buch vorgesehen ist, werden im Hauptbuch erfasst.

(1) Das System der doppelten Buchführung beginnt mit dem Eintrag eines Geschäftsvorfalls in das Journal. Innerhalb dieses Systems wird die Finanzstruktur eines Betriebs zerlegt in viele untereinander verwobene Bereiche, die man Konten nennt (z. B. das Konto „Gehälter”). Jeder Geschäftsvorfall wird in seinen Auswirkungen zweifach erfasst, einmal auf der Sollseite (linke Spalte) und einmal auf der Habenseite (rechte Spalte; siehe Soll und Haben). Die Einträge haben ihren eigenen Einfluss auf die Finanzstruktur. Je nach ihrer Natur werden bestimmte Konten durch Sollbuchungen erhöht und durch Habenbuchungen vermindert (Aktivkonten), bei anderen stellen Sollbuchungen Abnahmen und Habenbuchungen Zunahmen dar (Passivkonten). So wird z. B. der Kauf von Handelsware gegen Bargeld als Zunahme im Warenbestandskonto (Sollseite) und als Abnahme im Kassenkonto (Habenseite) verbucht.

(2) Im nächsten Schritt werden die Beträge, die in den verschiedenen Büchern stehen, in das Hauptbuch übertragen. Das Hauptbuch besitzt für jedes Konto aus dem Kontenplan des Unternehmens eine eigene Seite. Zusätzlich zum Hauptbuch werden Nebenbücher geführt, die mehr Einzelheiten über die Konten im Hauptbuch enthalten. Das Hauptbuch enthält z. B. ein Konto mit dem Gesamtbetrag an Forderungen des Unternehmens an all seine Kunden; das Nebenbuch unterteilt diesen Betrag nach einzelnen Kunden; es führt Einzelkonten für jeden Kunden. Nebenbücher werden auch geführt für die an jeden Mitarbeiter gezahlten Gehälter, für jedes Gebäude und jede Maschine des Unternehmens und für die Beträge, die das Unternehmen jedem seiner Lieferanten schuldet.

(3) Der Umbuchung ins Hauptbuch folgt die Auflistung der Salden aller Konten, und es wird berechnet, ob die Summe aller Habensalden mit der Summe aller Sollsalden übereinstimmt (Summenbilanz). Diese und nachfolgende Berechnungen finden am Ende des Rechnungszeitraums statt.

(4) Nach Abschluss der Buchführungsarbeiten werden bestimmte Abgrenzungen vorgenommen, um Vorfälle mit einzubeziehen, die zwar noch nicht erfüllt sind, jedoch ihrem Wesen nach zu den erledigten Geschäftsvorfällen gehören: vorweggenommene Erträge (z. B. fällige, aber noch nicht bezahlte Zinsen); vorweggenommener Aufwand (Kosten für bereits geleistete, aber noch nicht bezahlte Arbeitszeit); noch nicht als Ertrag verbuchte Einnahmen (den Ertrag von Abonnementzahlungen verbuchen, die im Voraus gezahlt worden waren); vorausgezahlter Aufwand (Ablauf einer im Voraus gezahlten Versicherungsprämie); Abschreibungen (Verteilung der Anschaffungskosten für eine Maschine als Aufwand über eine angemessene Nutzungsdauer); Bestandsveränderungen (Aufzeichnung der Kosten für verkaufte Waren auf der Basis der Einkäufe für einen Rechnungszeitraum und der Veränderungen zwischen Anfangs- und Endbestand des Warenlagers); Wertberichtigungen und Abschreibungen auf Forderungen (Anerkennung von Forderungsausfällen auf der Grundlage zu erwartender nichteintreibbarer Beträge).

(5) Sobald die Abgrenzungen erfolgt sind, wird eine Hauptabschlussübersicht erstellt, die die ursprüngliche Summenbilanz mit den Auswirkungen der Abgrenzungen kombiniert.

(6) Sind die Salden aller Konten auf dem Laufenden, können die Finanzberichte erstellt werden.

(7) Der letzte Schritt ist die Schließung derjenigen Konten, die zum Ende des Geschäftsjahres abgeschlossen werden, aber nicht zu einem Saldovortrag führen. Dieses Verfahren berührt eine Reihe von Soll- und Habensalden aus der Buchführung, um Summen aus den Gewinn-und-Verlust-Konten in die Eigenkapitalkonten zu übertragen. Bei diesen Übertragungen müssen die Salden dieser Konten zu null aufgelöst werden, damit sie neue Soll- und Habenbeträge aufnehmen können, die sich auf die Vorfälle der nächsten Rechnungsperiode beziehen.